Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website syxmail.com und für den E-Mail-Dienst SyxMail (Webmail, E-Mail-Postfächer, Kalender und Kontakte). Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher

sylexo.com e.U.

Adresse

Industriestraße 1, 3200 Ober-Grafendorf, Österreich

Kontakt in Datenschutzfragen

support@sylexo.com

2. Grundsätze

• Wir werten Inhalte von Mails nicht für Werbung oder Profile aus und verkaufen keine Daten.
• Auf der Website und im Webmail gibt es keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Einbindungen und keine Schriften oder Skripte von fremden Servern.
• Alle Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

3. Besuch der Website syxmail.com

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browserkennung. Sie dienen dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen und werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht. Die Website setzt keine Cookies.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Das E-Mail-Postfach

Kontodaten

E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert), Speicherplatz, Spracheinstellung, gegebenenfalls App-Passwörter (ebenfalls nur als Prüfwert), bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung der dafür nötige Schlüssel (verschlüsselt) und Prüfwerte der Ersatzcodes. Bei der Selbstregistrierung zusätzlich IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung zur Abwehr von Missbrauch; die IP-Adresse wird nach sechs Monaten entfernt.

Inhalte

Mails, Ordner, Filterregeln, Abwesenheitsnotizen, Signaturen, Kalender und Kontakte. Mails werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Wir greifen auf Inhalte nur zu, soweit es für den Betrieb, die Zustellung oder auf deine Anfrage hin nötig ist.

Zustellung

Damit eine Mail ankommt, übermitteln wir sie an den Mailserver des Empfängers. Welcher das ist, bestimmt die Empfängeradresse. Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Größe und Nachrichtenkennung werden dabei protokolliert.

Spam- und Virenschutz

Ein- und ausgehende Mails werden automatisch auf Spam und Schadsoftware geprüft – vollständig auf unseren eigenen Servern. Zur Erkennung fragen wir öffentliche Sperrlisten (z. B. Spamhaus) per DNS nach der IP-Adresse des einliefernden Servers und nach in der Mail genannten Domains; Inhalte werden dabei nicht übermittelt. Wenn du eine Mail als Spam oder Phishing meldest, speichern wir Absender, Betreff und Nachrichtenkennung, um ähnliche Mails künftig zu erkennen; diese Meldungen werden nach zwölf Monaten gelöscht.

Anmeldung und Sicherheit

Anmeldungen am Webmail und an Mailprogrammen werden mit IP-Adresse und Zeitpunkt protokolliert. Nach mehreren Fehlversuchen wird die IP-Adresse vorübergehend gesperrt. Für ausgehende Mails zählen wir je Stunde, wie viele ein Postfach verschickt hat, um Spam-Versand zu verhindern. Zur Verwaltung führen wir außerdem Zähler, wie viele Mails ein Postfach empfangen und verschickt hat – ohne Inhalte.

Cookies und Speicher im Browser

Das Webmail setzt ein einziges Cookie, das die Anmeldung für die Dauer der Sitzung hält (bei „Angemeldet bleiben“ länger). Im Speicher des Browsers merkt es sich Darstellung, Sprache und Vorlese-Sprache. Das ist technisch notwendig und bleibt auf deinem Gerät.

Externe Inhalte in Mails

Bilder, die Absender von fremden Servern nachladen, sind gesperrt, bis du sie ausdrücklich anzeigen lässt. Erst dann erfährt der fremde Server deine IP-Adresse. Vor dem Öffnen eines Links aus einer Mail fragen wir nach und entfernen bekannte Tracking-Anhängsel.

Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des Postfachs: Vertrag über die Nutzung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Protokolle, Spam- und Missbrauchsabwehr, Sendegrenzen: berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Herausgabe an Behörden nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Speicherdauer

• Kontodaten und Inhalte: bis du das Postfach löschst oder es gelöscht wird. Danach werden Mails, Kalender und Kontakte entfernt. Die Adresse selbst bleibt als „vergeben“ vermerkt, damit sie niemand anderer übernehmen kann.
• Protokolle mit IP-Adressen: höchstens 30 Tage.
• Spam- und Phishing-Meldungen sowie das Protokoll der Verwaltung: höchstens zwölf Monate.
• Sicherungskopien: täglich, verschlüsselt übertragen auf ein eigenes Sicherungssystem in Österreich, nach sieben Tagen gelöscht. Bis dahin können gelöschte Daten darin noch enthalten sein.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Unsere Server stehen in einem Rechenzentrum der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland, in der Europäischen Union. netcup verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Weitere Empfänger gibt es nicht – abgesehen von den Mailservern, an die du selbst Mails schickst.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (deine Mails kannst du jederzeit per IMAP mitnehmen) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Schreib uns dazu an support@sylexo.com.

Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

8. Missbrauch

Hinweise auf Spam, Betrug oder sonstigen Missbrauch über SyxMail-Adressen bitte an abuse@syxmail.com. Die Angaben in solchen Meldungen verwenden wir nur, um dem Hinweis nachzugehen.